Een boot is pas boekbaar als er een schipper is
Rondvaarten, privévaarten voor bedrijfsuitjes, borreltochten, een salonboot voor een bruiloft: bij verhuur met schipper is de boot maar de helft van het verhaal. Zonder schipper vaart er niets. Dat betekent dat je boekingssysteem niet alleen de boten moet bijhouden, maar ook wie er wanneer beschikbaar is om te varen.
Wie dat met twee losse agenda’s doet, maakt vroeg of laat de fout: een boeking aangenomen voor een vrijdagavond waarop de enige schipper met een vaarbewijs op vakantie is. boat-bookd brengt beide kanten in één agenda samen.
Schippers als onderdeel van de planning
Je voegt je schippers toe als teamleden, met de dagen en tijden waarop ze beschikbaar zijn en welke boten ze mogen varen. Wanneer een klant een vaart boekt, controleert het systeem niet alleen of de boot vrij is, maar ook of er een schipper voor dat tijdslot is. Is dat niet zo, dan is het slot online simpelweg niet te kiezen. Je hoeft dus niet meer te weigeren wat al geboekt is.
Na een boeking wijs je een schipper toe, of laat je het systeem dat doen op basis van beschikbaarheid. De schipper krijgt een eigen login en ziet alleen de eigen vaarten: tijd, boot, aantal gasten, bijzonderheden zoals een verjaardag of een dieetwens bij de catering. Je omzet en je andere instellingen ziet hij niet.
Per persoon of per boot
Met schipper verkoop je vaak op twee manieren tegelijk. Een openbare rondvaart van een uur verkoop je per persoon: er passen veertig mensen op de boot en iedereen koopt een eigen plek. Een privévaart verkoop je per boot: een groep huurt het hele schip voor een avond. In boat-bookd stel je per vaart in welk model geldt. Bij losse kaartjes telt het systeem het aantal verkochte plaatsen per afvaart; bij een privéboeking gaat het hele tijdslot dicht.
Voor privévaarten voeg je extra’s toe die bij groepen horen: een borrelplank per persoon, een drankenpakket, een gids die iets vertelt over de stad. De klant kiest het bij het boeken en jij weet twee weken vooraf wat je moet inkopen.
Groepen, offertes en aanbetalingen
Een bedrijfsuitje van vijfendertig personen boekt zelden in één keer online. Vaak begint het met een vraag: kan het op de twaalfde, wat kost het met eten erbij? In het dashboard maak je dan een boeking aan met de status “in afwachting”, stuur je een betaallink voor de aanbetaling, en zodra die betaald is, staat de vaart bevestigd in de agenda van de schipper. Het restant vraag je automatisch een week vooraf aan. Zo houd je het overzicht ook bij boekingen die via de mail beginnen.
Op de dag zelf
’s Ochtends ziet iedereen hetzelfde: welke vaarten er zijn, wie er vaart, hoeveel gasten er komen en wat er aan boord moet staan. Valt een schipper ziek uit, dan zie je meteen welke vaarten geraakt worden en wie er beschikbaar is om over te nemen. Loopt een vaart uit, dan verschuif je de volgende met één handeling en krijgen de gasten automatisch bericht.
Kosten die bij seizoenswerk passen
Verhuur met schipper heeft personeelskosten die met het seizoen meebewegen, en zo hoort je software dat ook te doen. Een abonnement per gebruiker, waarbij elke schipper een extra bedrag per maand kost, past daar slecht bij. In boat-bookd is het aantal gebruikers onbeperkt, in elk tarief. Je betaalt alleen een percentage over boekingen die binnenkomen, en in de maanden dat er niet gevaren wordt, betaal je niets. Kijk op de prijzenpagina wat dat voor jou betekent.
Wil je zien hoe een klant een vaart boekt? Lees hoe het werkt, of probeer de dashboard-demo op de homepage.